In ciascun profilo KYC Protect sono disponibili diversi dati che possono essere aggiornati, consentendo di gestire il processo KYC in modo efficace e coerente. Un profilo è suddiviso nelle seguenti sezioni:
1. Intestazione del profilo: dati chiave relativi al profilo e al suo contenuto
2. Dettagli del profilo: suddivisi in schede a seconda del tipo di profilo
3. Azienda: snapshot dei dati principali (fatturato, codice attività, numero di registrazione, recapiti, indirizzi) oppure
4. Individuo: snapshot dei dati personali (nome, alias, paese di residenza, recapiti, indirizzi)
5. Parti correlate (Key Parties): persone o aziende collegate al business
6. UBOs: elenco dei beneficiari effettivi
7. Avvisi aperti: elenco degli alert AML e KYC
8. Audit: cronologia delle azioni eseguite sul profilo
Gestione dei Dati del Profilo
I profili possono essere aggiornati per garantire l’accuratezza dei dati per i processi KYC. I campi modificabili sono evidenziati con un’icona a matita, menu a tendina, campo data o pulsante 'Modifica'.
Intestazione del profilo:
- Nome del profilo: univoco, massimo 150 caratteri
- Nome legale: nome ufficiale dell’organizzazione o persona
- Numero di registrazione: CIA/REA
- Safe Number / Company ID: identificativo Creditsafe non modificabile
- ID interno: codice interno (max 150 caratteri)
- Rischio: livello di rischio assegnato (Molto Basso, Basso, Medio, Alto, Molto Alto)
- Assegnato a: collega responsabile
- Stato KYC: Nuovo, In attesa, Rinviato, Approvato, Cancellato, Chiuso o Rifiutato
- Revisione KYC: data prossima revisione
- Commenti: brevi note (max 250 caratteri)
Dettagli del Profilo
Scheda Azienda (Company, Trust, Partnership, PLC, Other Entity):
- Nome, Nome commerciale, Alias
- Codice attività (SIC/NAICS)
- Partita IVA / Codice fiscale
- Fatturato (con valuta)
- Descrizione attività
- Numero di registrazione
- Quotazione in borsa (solo PLC)
- Contatti: nome, email, telefono, sito web
- Contatti interni: nome ed email responsabile interno
Scheda Individuo (Individual, Sole Trader):
- Nome, Alias
- Data di nascita
- Paese di residenza
- Fatturato (per ditta individuale)
- Contatti: email, telefono
Indirizzi
Gli indirizzi sono disponibili per tutti i tipi di profilo. È possibile aggiungere un indirizzo registrato e più indirizzi aggiuntivi (commerciali, residenziali, postali, ecc.).
Figure Chiave (Key Parties)
La sezione Key Parties mostra direttori e azionisti associati all’azienda. È possibile aggiungere, modificare o eliminare persone o aziende collegate.
Beneficiari Effettivi (UBOs)
La sezione UBOs mostra l’elenco dei beneficiari effettivi. È possibile aggiungere, modificare o eliminare business o individui come UBO.
Note
È possibile aggiungere note per documentare il processo KYC. Le note possono essere modificate, archiviate, ripristinate o eliminate. Ogni nota è salvata con autore e data.
Allegati
È possibile caricare documenti a supporto del processo KYC (max 10MB). Formati supportati: pdf, doc, docx, txt, xls, xlsx, jpeg, png, csv, ods. Ogni documento deve avere un tipo (es. Statuto, Documento di identità, Prova di indirizzo, ecc.).
Esportare un Profilo in PDF
Tutti i dati del profilo possono essere esportati in un file PDF, scaricabile dalla pagina del profilo tramite il pulsante 'Esporta Profilo'.